Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Wielervereniging De Valleirenners AXA verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacywetgeving (GDPR/AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op onze wielervereniging.

Privacy statement en privacybeleid

In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door onze vereniging. 

Bekijk hier de privacy statement in pdf.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Wielervereniging De Valleirenners AXA persoonsgegevens?

De wielervereniging verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van die verbonden zijn aan de vereniging;
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij de vereniging of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging verwerkt persoonsgegevens in Davilex, de administratieve applicatie van de vereniging De sectie waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerkt je persoonsgegevens

Waarvoor verwerkt Wielervereniging De Valleirenners AXA persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van de vereniging of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger, trainer of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als trainer.

Als je eenmaal lid of relatie van de vereniging bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van een sectie, of vanuit het bestuur. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Wielervereniging De Valleirenners AXA ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier die een sectie heeft gemaakt ten behoeve van een (meerdaagse) activiteit.

De vereniging controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.

Hoe gaat Wielervereniging De Valleirenners AXA met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Wie kan erbij mijn persoonsgegevens?

De sectie waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien. Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld het bestuur) kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Zie daarvoor het Register Persoonsgegevens.

Uitwisseling van persoonsgegevens

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als je een nieuwe functie krijgt binnen de vereniging, kan de ledenadministratie van dit onderdeel je gegevens ophalen, zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren. De vereniging kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard    

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de vereniging gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving. Zie autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Kan ik zien welke gegevens de Wielervereniging De Valleirenners AXA van mij verwerkt?

De soorten gegevens zijn terug te vinden in het Register Persoonsgegevens welke opgenomen is in het privacybeleid.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging kun je terecht bij de sectie waarvan je lid bent. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met het bestuur.

Wijzigingen privacybeleid

De vereniging behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid indien daar vanuit wettelijk kader of andere wijze aanleiding toe is.